Avstämningar och kontroller utgör en viktig del av bokslutsarbetet för att se till att alla transaktioner har bokförts på ett korrekt sätt och att inga transaktioner har bokförts flera gånger.
Avstämningar går till på så sätt att man jämför saldon i bokföringen för olika konton med saldon från andra källor där samma transaktioner har registrerats. I bokföringen skriver man oftast ut huvudboken för ett konto avseende en viss tidsperiod för att se kontots saldo vid olika tidpunkter och kunna göra avstämningar mot utdrag från andra källor. Exempel på vanliga avstämningar anges nedan.
– mellan kontot för bank och kontoutdrag från banken
– mellan kontot för leverantörsskuld och leverantörsreskontran
– mellan kontot för kundfordran och kundreskontran
– mellan kontot för semesterskuld och semesterskulden enligt löneprogram
Om en avstämning visar att det finns en avvikelse mellan saldot på kontot i bokföringen och saldot enligt ett utdrag från en annan källa så måste den här avvikelsen utredas och rättas till. En avvikelse kan bero på att en transaktion har bokförts till fel belopp eller på fel konto. En avvikelse kan beror att man har missat att bokföra en transaktion eller att en transaktion har bokförts flera gånger. Avvikelser kan också bero på att transaktioner har bokförts i fel period exempelvis om en inbetalning på en faktura har bokförts i januari medan fakturan bokförs först i februari.
Utredningsarbetet för att komma till rätta med avvikelser underlättas om det finns en tydlig spårbarhet i bokföringen så att man kan följa en övergripande transaktion till mer detaljerade uppgifter om transaktionen. Med spårbarhet menas exempelvis att en fakturajournal som har bokförts skall innehålla hänvisningar till de enskilda fakturor som har bokförts i journalen så att man kan lokalisera felet till enskilda fakturor.
Förutom att kontrollera avvikelser när det gäller belopp så kan det även vara bra att kontrollera bokföringen för konteringsfel. För att kontrollera konteringsfel så kan man göra ett statistiskt urval av verifikationer och kontrollera att dessa transaktioner har gjorts på rätt sätt.
Även om avstämningarna visar att det inte finns några avvikelser så kan det ändå finnas fel i bokföringen. När kontantmetoden tillämpas för bokföringen så är det svårt att kontrollera att alla fakturor har bokförts vid bokslut eftersom fakturorna bokförs när de betalas och inte i nummerordning när de skapas. När fakturor bokförs i nummerordning i enlighet med fakturametoden så är det betydligt lättare att kontrollera fullständigheten för bokförda fakturor.
